Dyrektor Instytutu Ekspertyz Medycznych w Łodzi zatrudni osobę na stanowisko kierownika działu organizacyjnego i zamówień publicznych. Zatrudnienie w ramach umowy o pracę, pełny etat, wynagrodzenie zasadnicze brutto 8000 zł, praca w dni robocze (poniedziałek – piątek) w godz. 8.00-16.00, dostępny 1 etat.

Miejsce pracy: Łódź.

Wymogi konieczne:

– obywatelstwo polskie,

– pełna zdolność do czynności prawnych oraz korzystanie z pełni praw publicznych,

– niekaralność za przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe,

– wykształcenie wyższe,

– 7-mio letni staż pracy, w tym 2 lata na samodzielnym stanowisku,

– biegła znajomość przepisów prawa zamówień publicznych oraz aktów wykonawczych wydanych na podstawie ustawy PZP,

– znajomość ustawy o finansach publicznych, ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych oraz ustawy kodeks cywilny, przepisów prawa pracy,

– doświadczenie w tworzeniu planu zamówień i postępowań oraz sprawozdań z udzielonych zamówień publicznych,

– umiejętność obsługi pakietu Office,

-znajomość języka angielskiego w stopniu komunikatywnym,

– komunikatywność,

– dyspozycyjność,

– prawo jazdy kat. B,

– umiejętność pracy pod presją czasu,

– mile widziane doświadczenie zawodowe w placówkach administracji publicznej.

Zakres zadań:

– obsługa procesu zlecania przez Instytut prac naukowo-badawczych oraz recenzji osobom niebędącym pracownikami Instytutu, zwanych dalej „wykonawcami zewnętrznymi”, w tym:

· przygotowywanie wykazu wykonawców zewnętrznych, których przedmiot zainteresowania naukowego oraz dorobek naukowy obejmuje tematykę pracy naukowo-badawczej w Instytucie,

· prowadzenie rozmów i korespondencji z wykonawcami zewnętrznymi oraz recenzentami,

· przygotowanie dokumentacji i wykonywanie innych czynności niezbędnych do zgodnego z obowiązującymi przepisami i transparentnego przeprowadzenia procedury wewnętrznej wyłonienia wykonawcy zewnętrznego do zrealizowania prac naukowo-badawczych,

– współpraca podczas przygotowywania dokumentacji, o której mowa powyżej, z innymi komórkami organizacyjnymi Instytutu, w tym z Działem Finansowym,

– zbieranie i opracowywanie informacji o przebiegu realizacji prac naukowo-badawczych prowadzonych przez wykonawców zewnętrznych, w tym:

· uzyskiwanie informacji niezbędnych dla oceny prac naukowo-badawczych wynikających z umowy zawartej z wykonawcą zewnętrznym,

· prowadzenie wykazu prac naukowo-badawczych realizowanych przez wykonawców zewnętrznych, zawierającego informacje o zgodności przebiegu badania z uzgodnionymi w umowie etapami,

– udzielanie kierownikom zakładów wsparcia i pomocy w realizacji nałożonych na nich zadań, w tym w szczególności dotyczących:

· zbierania i opracowywania informacji o przebiegu realizacji prac naukowo-badawczych,

· prowadzenia dokumentacji działalności zakładu,

· prowadzenia kalendarza posiedzeń naukowych zakładów, seminariów, konferencji oraz pomocy w ich organizacji,

– wykonywanie we współpracy z kierownikami zakładów prac pomocniczych związanych z realizacją obowiązków Dyrektora, w tym w szczególności:

· zbieranie i opracowywanie informacji na temat działalności i realizacji prac naukowo-badawczych Instytutu,

· zbieranie i opracowywanie informacji zewnętrznych istotnych dla Instytutu,

· przygotowywanie dokumentów i udział w spotkaniach związanych ze współpracą między Instytutem a innymi instytucjami (w tym współpraca międzynarodowa),

· pomoc w opracowywaniu regulaminów i wewnętrznych aktów normatywnych,

– wypisywanie poleceń wyjazdu służbowego oraz prowadzenie rejestru wystawionych poleceń wyjazdu służbowego,

– prowadzenie rejestru umów zawartych przez Instytut,

– prowadzenie ewidencji sprzedaży wydawnictw,

– wykonywanie, we współpracy z Dyrektorem oraz kierownikami zakładów, czynności pomocniczych związanych z procesem publikacji prac badawczych oraz dokumentowanie prac rozwojowych realizowanych w Instytucie,

– prowadzenie ewidencji wydanych do użytku służbowego pieczęci imiennych,

– prowadzenie rejestru wydanych przez Dyrektora zarządzeń oraz monitorowanie ich terminowej realizacji,

– prowadzenie rejestru wydanych przez Dyrektora upoważnień,

– prowadzenie systemu obiegu ewidencji, gromadzenia, przechowywania i archiwizacji dokumentów, w tym centralnych rejestrów i upoważnień i pełnomocnictw, aktów prawa i innych dokumentów wewnętrznych, umów z osobami prawnymi i fizycznymi oraz faktur,

– prowadzenie całokształtu spraw związanych z administracją kadrową, w tym:

· opracowywanie i aktualizacja, w uzgodnieniu z Działem Finansowym, rocznego planu zatrudnienia i rocznego funduszu płac,

· realizowanie polityki zatrudnieniowej zgodnie z ustaleniami Dyrektora i przepisami prawa pracy,

· tworzenie i obsługa centralnych rejestrów umów o pracę, dokumentacji i kartotek osobowych pracowników,

· terminowe przekazywanie do Działu Finansowego decyzji dotyczących części składowych płac wynikających ze stosunku pracy,

· organizowanie wstępnych i okresowych badań lekarskich pracowników,

· wystawianie zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu dla pracowników,

– przygotowanie dokumentacji niezbędnej do sporządzania list wynagrodzeń, premii i nagród oraz planów urlopów i nadzorowanie ich realizacji,

– administrowanie środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych,

– współpraca z Działem Finansowym przy opracowywaniu dokumentów związanych z zakupami i zamówieniami realizowanymi przez Instytut,

– administrowanie siecią komputerową, dostępami do zasobów i pomieszczeń,

– konserwacja sprzętu i utrzymywanie porządku w pomieszczeniach,

– opracowywanie wszelkiej dokumentacji związanej z zakupami i zamówieniami realizowanymi przez Instytut,

– ewidencja, gromadzenie i przechowywanie kopii umów i faktur związanych z realizacją zakupów towarów i usług na potrzeby działalności administracyjno-gospodarczej Instytutu,

– dokonywanie drobnych zakupów na rzecz Instytutu.

Osoby zainteresowane prosimy o przesłanie listu motywacyjnego i CV na adres mailowy: iem@iemlodz.pl

W CV prosimy o zamieszczenie klauzuli:

wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez Instytut Ekspertz Medycznych w Łodzi w celu prowadzenia rekrutacji na aplikowane przeze mnie stanowisko oraz na potrzeby przyszłych procesów rekrutacyjnych.*

*w przypadku braku zgody na przetwarzanie danych na potrzeby przyszłych rekrutacji tekst usunąć

14.03.2022