Polityka prywatności

strony internetowej:

http://iem.gov.pl/

Instytut Ekspertyz Medycznych w Łodzi
91-205 Łódź, ul. Aleksandrowska 67/93

(budynek Alexander Plaza)
NIP 9472006322 REGON 520659185

email: iem@iem.gov.pl

tel. stacjonarny: 42 233 05 00

fax: 42 233 05 01


Słownik pojęć

(na potrzeby słownika, ze względu na jego ograniczony rozmiar, przyjęty został porządek merytoryczny, w którym kolejność wyjaśnionych pojęć stanowi sekwencję ułatwiającą rozumienie następujących po sobie zwrotów i pojęć, zrezygnowano tym samym z porządku alfabetycznego. Ponadto przyjęty porządek oddaje szczególne preferencje Użytkownikowi oraz głównemu aktowi prawnemu, regulującemu omawianą materię, umieszczając te pojęcia na początku zestawienia)

  1. Użytkownik: osoba fizyczna, osoba prawna albo jednostka organizacyjna, nieposiadająca osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, korzystająca z usług elektronicznych, dostępnych w ramach strony internetowej.
  1. RODO: Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)
  2. Dane osobowe: zgodnie z art. 4 pkt 1 RODO:   wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą”); możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej;
  3. Administrator Danych Osobowych (określany dalej także jako „ADO” lub ): to administrator niniejszej strony internetowej, który zgodnie z art. 4 pkt 7 rozporządzenia RODO oznacza osobę fizyczną lub prawną, organ publiczny, jednostkę lub inny podmiot, który samodzielnie lub wspólnie z innymi ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych; jeżeli cele i sposoby takiego przetwarzania są określone w prawie Unii lub w prawie państwa członkowskiego, to również w prawie Unii lub w prawie państwa członkowskiego może zostać wyznaczony administrator lub mogą zostać określone konkretne kryteria jego wyznaczania. Administrator danych osobowychwykonuje w szczególności następujące zadania:
  • prowadzenie dokumentacji opisującej sposób przetwarzania danych oraz środków zapewniających ochronę danych osobowych uwzględniając charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania oraz ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie i wadze;
  • wdrażanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie odbywało się zgodnie z RODO i aby istniała możliwość wykazania tej zgodności, przy czym środki te są w razie potrzeby poddawane przez ADO przeglądom i uaktualniane;
  • powołanie Inspektora Ochrony Danych (IOD) dysponującego odpowiednim i aktualnym oraz stale aktualizowanym stanem wiedzy oraz doświadczeniem;
  • zapewnienie kontroli nad tym, jakie dane osobowe, kiedy i przez kogo zostały wprowadzone do zbioru danych osobowych oraz komu dane te są przekazywane;
  • prowadzenie ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych, które powinna zawierać takie informacje, jak:
    1. imię i nazwisko osoby upoważnionej,
    2. datę nadania i ustania oraz zakres upoważnienia do przetwarzania danych osobowych,
    3. identyfikator, jeżeli dane są przetwarzane w systemie informatycznym.
  1. Przetwarzanie danych osobowych: zgodnie z art. 4 pkt 2 RODO przetwarzanie „oznacza operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, taką jak:
  • zbieranie,
  • utrwalanie,
  • organizowanie,
  • porządkowanie,
  • przechowywanie,
  • adaptowanie lub modyfikowanie,
  • pobieranie,
  • przeglądanie,
  • wykorzystywanie,
  • ujawnianie poprzez przesłanie,
  • rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie,
  • dopasowywanie lub łączenie,
  • ograniczanie,
  • usuwanie lub niszczenie.

Preambuła:

Instytut Ekspertyz Medycznych w Łodzi, będący administratorem danych przetwarzanych za pośrednictwem lub z innym wykorzystaniem niniejszej strony internetowej jest państwową jednostką organizacyjną podległą Ministrowi Sprawiedliwości, prowadzącą działalność naukową i badawczo-rozwojową.

Przedmiotem działalności Instytutu jest współpraca z organami wymiaru sprawiedliwości i ścigania, realizowana poprzez prowadzenie badań naukowych i prac rozwojowych oraz opracowywanie ekspertyz i wydawanie opinii z zakresu nauk medycznych, mająca na celu usprawnienie procesu opiniowania sądowo-lekarskiego i przeciwdziałanie przewlekłości postępowań w sprawach karnych i cywilnych wynikającej z niedostatecznej liczby podmiotów opiniujących i lekarzy biegłych z dziedziny medycyny oraz wydawaniu opinii nieprzydatnych dla prowadzonych postępowań.

Dla administratora niniejszej strony internetowej ochrona danych osobowych Użytkowników i zgodność działania oraz procedur z RODO/GDPR oraz z prawodawstwem krajowym Użytkowników jest sprawą najwyższej wagi. Wobec powyższego, dokłada on ogrom starań, aby Użytkownicy czuli się (w sposób uzasadniony) bezpiecznie, powierzając swoje dane osobowe w trakcie korzystania ze strony internetowej.

Niniejsza polityka prywatności wyjaśnia zasady i zakres przetwarzania danych osobowych Użytkownika, przysługujące mu prawa, jak też obowiązki administratora tych danych, a także informuje o używaniu plików cookies.

Administrator stosuje najnowocześniejsze środki techniczne i rozwiązania organizacyjne, zapewniające wysoki poziom ochrony przetwarzanych danych osobowych oraz zabezpieczenia przed dostępem osób nieupoważnionych.


I

CEL PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

  1. Administrator przetwarza dane osobowe Użytkownika w celu:

W celu prawidłowego i kompletnego wykonywania obowiązków statutowych i ewentualnych umów w stosunku do klientów (organów władzy, podmiotów akademickich, podmiotów leczniczych, przedsiębiorców i osób fizycznych) w zakresie świadczonych na ich rzecz usług eksperckich i opiniodawczych, w tym w szczególności wspierania Ministra Sprawiedliwości poprzez prowadzenie działalności naukowej i badawczo-rozwojowej.

  1. Oznacza to, że dane te są potrzebne w szczególności do
  2. zarejestrowania się na stronie internetowej;
  3. dokonania zgłoszenia lub zawarcia umowy;
  4. dokonania rozliczeń;
  5. wykonania zamówionych lub zleconych usług, w tym zwłaszcza przygotowania dokumentacji, ekspertyz, opinii, zaleceń, opracowań naukowych i opracowań roboczych oraz prowadzenia działalności naukowej i badawczo-rozwojowej;
  6. Użytkownik może również wyrazić zgodę na otrzymywanie informacji bieżących (aktualności, newsletterów), co spowoduje, że Administrator danych będzie również przetwarzać dane osobowe, w celu przesyłania Użytkownikowi informacji handlowych, dotyczących m.in. nowych produktów lub usług, promocji czy wyprzedaży.
  7. Dane osobowe są również przetwarzane w ramach wypełnienia prawnych obowiązków, ciążących na ADO oraz realizacji zadań, w interesie publicznym m.in. do wykonywania zadań, związanych z bezpieczeństwem lub przechowywaniem dokumentacji podatkowej.
  8. Dane osobowe mogą być również przetwarzane w celach zabezpieczenia i dochodzenia roszczeń lub ochrony przed roszczeniami Użytkownika lub osoby trzeciej.


II

RODZAJ DANYCH

  1. Administrator przetwarza następujące dane osobowe, których podanie jest niezbędne do:
  2. zarejestrowania się na stronie internetowej:

– imię i nazwisko;
– adres e-mail;

  1. dane podawane przez Użytkownika opcjonalnie:

– data urodzenia;
– numer PESEL (w przypadku żądania wystawienia faktury);
– numer NIP (w przypadku żądania wystawienia faktury dla przedsiębiorcy).

  1. Dane wyłączone z rejestracji na stronie internetowej: rejestracji za pośrednictwem strony nie podlegają takie dane jak numer sprawy, zakres tematyczny, lokalizacja miejsca zdarzenia lub miejsca rozpatrywania sprawy, lokalizacje obiektów poddawanych analizie w toku przygotowania ekspertyz oraz prowadzenia działalności naukowej i badawczo-rozwojowej. Z uwagi na fakt, że dane takie mogą potencjalnie zwiększać prawdopodobieństwo identyfikacji osoby lub osób albo innych podmiotów, których dane dotyczą, ich przetwarzanie odbywa się w zgodzie z RODO, z przepisami prawa krajowego oraz w duchu Preambuły wyłącznie na potrzeby umów i zamówień szczegółowych, pozostając w ich treści bez podlegania przetwarzaniu za pośrednictwem strony internetowej.


III

PODSTAWA PRAWNA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

  1. Dane osobowe są przetwarzane zgodnie z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), OJ L 119, 4.5. 2016, p. 1–88.
  2. ADO przetwarza dane osobowe wyłącznie po uprzednim uzyskaniu jednorazowej, jednoznacznej i możliwej do wycofania w każdym czasie zgody Użytkownika, wyrażonej w chwili rejestracji na stronie internetowej lub w chwili potwierdzenia dokonanej na stronie internetowej transakcji.
  3. Wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych jest całkowicie dobrowolne, jednakże brak jej udzielenia uniemożliwia zarejestrowanie się na stronie internetowej, nie uniemożliwia jednak korzystania z usług Administratora w przypadku przekazania danych wraz ze stosownymi zgodami inną drogą.


IV

ŻĄDANIA PRZYSŁUGUJĄCE UŻYTKOWNIKOWI

  1. Użytkownik może w każdej chwili zażądać od ADO informacji o zakresie przetwarzania danych osobowych.
  2. Użytkownik może w każdej chwili zażądać poprawienia bądź sprostowania swoich danych osobowych.
  3. Użytkownik może w każdej chwili wycofać swoją zgodę na przetwarzanie jego danych osobowych, bez podawania przyczyny.

Wycofanie zgody (żądanie nieprzetwarzania danych) może dotyczyć wskazanego przez Użytkownika konkretnego celu przetwarzania np. wycofanie zgody na otrzymywanie informacji handlowych bądź dotyczyć wszystkich celów przetwarzania danych.

Wycofanie zgody co do wszystkich celów przetwarzania spowoduje, że konto Użytkownika zostanie usunięte ze strony internetowej, wraz ze wszystkimi wcześniej przetwarzanymi przez administratora danymi osobowymi Użytkownika.

Wycofanie zgody nie wpłynie na czynności dokonane przed wycofaniem zgody.

  1. Użytkownik może w każdej chwili żądać, bez podawania przyczyny, aby Administrator usunął dane Użytkownika.

Żądanie usunięcia danych nie wpłynie na dotychczas dokonane czynności.

Usunięcie danych oznacza jednoczesne usunięcie konta Użytkownika, wraz ze wszystkimi zapisanymi i przetwarzanymi do tej pory przez Administratora danymi osobowymi. U

sunięcie pozostaje bez wpływu na przetwarzanie danych w zakresie wymaganym przez prawo, w tym w zakresie regulowanych odrębnymi przepisami czynności Ministerstwa Sprawiedliwości.

  1. Użytkownik może w każdej chwili wyrazić sprzeciw przeciwko przetwarzaniu danych osobowych, zarówno w zakresie wszystkich przetwarzanych przez ADO danych osobowych Użytkownika, jak również jedynie w ograniczonym zakresie np. co do przetwarzania danych w konkretnie wskazanym celu.

Sprzeciw nie wpłynie na czynności dokonane przed wyrażeniem sprzeciwu ani na przetwarzanie danych w zakresie wymaganym przez prawo, w tym w zakresie regulowanych odrębnymi przepisami czynności Ministerstwa Sprawiedliwości.

Wniesienie sprzeciwu spowoduje usunięcie konta Użytkownika, wraz ze wszystkimi zapisanymi i przetwarzanymi do tej pory przez Administratora danymi osobowymi.

  1. Użytkownik może zażądać ograniczenia przetwarzania danych osobowych, czy to przez określony czas, czy też bez ograniczenia czasowego, ale w określonym zakresie, co Administrator będzie obowiązany spełnić. Żądanie to nie wpłynie na czynności dokonane przed wyrażeniem żądania ani na przetwarzanie danych w zakresie wymaganym przez prawo, w tym w zakresie regulowanych odrębnymi przepisami czynności Ministerstwa Sprawiedliwości.
  2. Użytkownik może zażądać, aby administrator przekazał innemu podmiotowi, przetwarzane dane osobowe Użytkownika. Powinien w tym celu sformułować pisemną prośbę do Administratora, wskazując, jakiemu podmiotowi (nazwa, adres) i w jakim (dokładnie wskazanym) zakresie należy przekazać dane osobowe Użytkownika.

Po potwierdzeniu przez Użytkownika swojego żądania, administrator przekaże, w formie elektronicznej, wskazanemu podmiotowi, dane osobowe Użytkownika.

Potwierdzenie przez Użytkownika żądania jest niezbędne z uwagi na bezpieczeństwo danych osobowych Użytkownika oraz uzyskanie pewności, że żądanie pochodzi od osoby uprawnionej.

Potwierdzenie może nastąpić w formie pisemnej drogą elektroniczną za pośrednictwem adresu e-mail zgłoszonego przez Użytkownika i zweryfikowanego przez ADO.

  1. Administrator informuje Użytkownika o podjętych działaniach, przed upływem miesiąca od otrzymania jednego z żądań wymienionych w poprzednich punktach.


V

OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH OSOBOWYCH

  1. Co do zasady dane osobowe są przechowywane tylko tak długo, jak to jest konieczne do wypełnienia zobowiązań umownych lub ustawowych, dla których zostały one zgromadzone. Dane te zostaną usunięte niezwłocznie, gdy ich przechowywanie nie będzie konieczne, w celach dowodowych, zgodnie z prawem lub w związku z ustawowym obowiązkiem przechowywania danych.
  2. Informacje, dotyczące umowy, przechowuje się w celach dowodowych podlegają usunięciu po upływie ustawowego terminu przedawnienia dochodzenia roszczeń umownych.
  3. Ponadto, administrator może zachować informacje archiwalne, dotyczące zawartych transakcji, gdyż ich przechowywanie jest związane z przysługującymi Użytkownikowi roszczeniami w tym roszczeniami z tytułu rękojmi.
  4. Jeśli żadna umowa nie została zawarta, między Użytkownikiem i Administratorem, dane osobowe Użytkownika są przechowywane do czasu usunięcia konta Użytkownika na stronie internetowej.

Usunięcie konta może nastąpić w wyniku wysunięcia żądania przez Użytkownika, wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych, bądź też zgłoszenia sprzeciwu co do przetwarzania tych danych.


VI

POWIERZENIE PRZETWARZANIA DANYCH INNYM PODMIOTOM

  1. Administrator może powierzać przetwarzanie danych osobowych podmiotom współpracującym z Administratorem, w zakresie niezbędnym dla realizacji transakcji np. w celu przygotowania zamówionego materiału, dokumentów lub informacji w innej formie oraz dostarczania przesyłek lub przekazywania informacji, na które Użytkownik wyraził zgodę.
  2. Poza celami, wskazanymi w niniejszej Polityce Prywatności, dane osobowe Użytkowników, nie będą w żaden sposób udostępniane osobom trzecim ani przekazywane innym podmiotom, w celu przesyłania materiałów marketingowych, informacji, powiadomień, aktualności, czy newsletterów tych osób trzecich.
  3. Dane osobowe Użytkowników strony internetowej nie są przekazywane poza obszar Unii Europejskiej.
  4. Niniejsza Polityka Prywatności jest zgodna z przepisami wynikającymi z art. 13 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia RODO.